La Gestion Electronique de Documents, pour quoi faire ?

L’équipement en outils et systèmes d’information des cabinets d’avocats date du milieu des années 80 et correspond à l’essor de la micro informatique. On est passé en peu de temps de la simple production de documents (frappe dactylographique) à la gestion intégrée. Les années 2000 ont été marquées par l’inflation croissante d’informations et en particulier dans le domaine du droit. Aux documents produits par le traitement de textes, sont venus s’ajouter les télécopies, les documents numérisés, les mails et autres bases de données. Le développement récent de la GED (Gestion Electronique de Documents) correspond au besoin de plus en plus criant de pouvoir mieux stocker, gérer et distribuer une information d’origine si diverse.

L’enjeu aujourd’hui est double :
• Pouvoir répondre, au mieux et dans un temps réduit aux demandes d’une clientèle de plus en plus exigeante.
• Donner à l’ensemble des membres de son équipe un accès à la connaissance et la mémoire du cabinet, garant de la pérennité du cabinet.
Cette fiche pratique fait un point sur les apports de la GED et détaille les principes fondateurs de la GED.

Apports et intérêt de la GED

Un système de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plus d’un avantage à condition d’être généralisé au sein de l’entreprise et d’assurer l’intégrité et l’exhaustivité de l’information.
Il est communément admis qu’un bon outil permet de gagner 20 à 25 % en productivité sans compter les apports en matière de sécurité et les temps de recherche et de diffusion. La GED entraîne une diminution des coûts (stockage, classement, manipulation des documents papiers, diffusion…).
La centralisation de l’information permet une plus grande sécurité (des accès en particulier) mais également de la fiabilité et du choix des éléments indexés. De ce fait un cabinet d’avocats pourra valider, via un comité scientifique interne, une base de références et de modèles.

Cependant, la mise en place d’un tel système peut s’avérer difficile et onéreux durant la phase d’acquisition des données car, dans la plupart des cas, il s’agit d’intégrer des documents existants. Par exemple, pour intégrer une image (article de presse, jugement), il faut d’abord la numériser, ce qui n’est pas toujours facile techniquement car la qualité peut être médiocre.

Principes fondateurs de la GED

La GED (Gestion Electronique de Documents) a pour principaux composants et objectifs :

– L’acquisition des documents
Elle peut se faire par :
• La numérisation grâce à un scanner et, éventuellement, la reconnaissance des caractères par un logiciel d’ OCR.
• La production de documents électroniques (Word, Excel …).
• L’échange de documents électronique.
Quelque soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow pour garantir sa qualification et sa classification. L’outil doit être en mesure d’évaluer l’état du document à tout moment et de le modifier afin de faire évoluer la chaîne.

– L’indexation des documents
Elle constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.

– Le stockage des documents
Il convient d’élaborer et de définir au mieux le support, l’organisation et le mode de conservation (durée).
C’est une phase très importante car ce serait vain de mettre en place un outil de GED sans  réfléchir à cet aspect.

– La recherche
Elle s’effectue en utilisant un langage de requête sur une combinaison de mots-clés définis durant la phase d’indexation ou en plein texte en fonction du lexique généré par le moteur d’indexation.

– La consultation et le partage
Elle constitue l’une des finalités les plus importantes car si un outil de GED n’offre pas une large gamme de méthodes de restitution, alors elle ne sera pas d’une grande utilité. C’est d’ailleurs ce qui peut rendre l’outil intéressant pour un espace collaboratif car les différents acteurs, pour pouvoir travailler en équipe, doivent être en mesure de s’échanger des informations. Ainsi un document peut être restitué à l’écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou encore introduit dans un dispositif de workflow afin d’y servir de donnée d’entrée et, éventuellement, générer un autre document. Le document peut aussi être amélioré, enrichi en vue d’une publication (sur un site web par exemple).

– L’archivage
Il constitue une préoccupation pour tout concepteur de méthode de gestion d’informations.
C’est un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter. C’est donc une conservation de la mémoire documentaire de l’entreprise.
Pour être fiable, le système mis en place doit garantir 
• L’intégrité et l’authenticité.
• La pérennité
• La confidentialité

Aux vues de tous ces aspects, est-il finalement profitable à un quelconque organisme d’envisager ou de mettre en place un système de GED ? Voilà une question à la laquelle nul ne peut apporter une réponse entièrement affirmative. En effet même si la GED favorise le travail collaboratif, il présente des contraintes techniques et financières.
Le vrai enjeu est de placer la GED dans un ensemble plus vaste qui est la mise en place d’un véritable WorkFlow au service de la gestion et du partage des connaissances (Knowledge Management).